Agentur vs. Freelancer vs. Inhouse

Ihre Website ist online, aber sie liefert zu wenig: zu wenige qualifizierte Anfragen, zu wenige passende Bewerbungen, zu wenig Wirkung im Markt. Gleichzeitig wissen Sie, dass ein Relaunch Geld, Zeit und interne Aufmerksamkeit bindet – und gleich zu Beginn steht die Grundsatzfrage: Agentur, Freelancer oder Inhouse?

Im Führungskreis herrscht meist schnell Einigkeit, dass „die Website erneuert werden muss“. Uneinigkeit entsteht, sobald es um das Setup geht: Die einen plädieren für einen bekannten Freelancer, andere wollen eine Agentur, manche denken an ein eigenes Digitalteam. Die Diskussion verläuft emotional und erfahrungsbasiert – selten auf Basis einer strukturierten Analyse.

Dieser Beitrag soll genau das liefern: eine nüchterne Entscheidungsgrundlage. Sie erfahren, welche Konsequenzen Agentur, Freelancer und Inhouse für Budget, Geschwindigkeit, Qualität und Zukunftsfähigkeit Ihrer B2B-Website haben – und wie Sie die passende Kombination für Ihr Unternehmen finden.

Warum die Wahl des Setups über den Erfolg Ihrer Website entscheidet

Ihre Website ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein geschäftskritisches System. Im B2B informieren sich Interessenten intensiv, bevor sie mit Ihrem Vertrieb sprechen. Bewerber prüfen Ihre Website, bevor sie sich bewerben. Wenn Ihre Seite hier nicht überzeugt, spüren Sie das direkt in Pipeline, Umsatz und Besetzungszeiten.

Damit geht es beim Relaunch nicht nur um Optik oder Technologie. Ob Ihre Website als Lead-Maschine, Vertriebsassistent und Karriereportal funktioniert, hängt unmittelbar vom Setup ab. Ein gutes Setup denkt Informationsarchitektur, Content, UX, SEO, Performance, Tracking und Security zusammen. Ein schlechtes Setup produziert Oberflächen ohne Fundament – hübsch, aber wirkungsschwach und schwer zu pflegen.

Hinzu kommt der Faktor Zeit. Ein Relaunch, der sich über viele Monate oder gar Jahre zieht, verliert an Wirkung, weil sich Markt, Angebote und Erwartungen weiterentwickeln. Agenturen können parallelisieren, brauchen aber klare Entscheidungen. Freelancer arbeiten flexibel, stoßen jedoch schnell an Kapazitätsgrenzen. Inhouse-Teams sind dauerhaft verfügbar, müssen aber erst aufgebaut und finanziert werden. Genau deshalb ist die Setup-Entscheidung ein Hebel – nicht nur ein Projektdetail.

Ausgangslage im Mittelstand: Typische Herausforderungen beim Website-Relaunch

Im Mittelstand ist die Website fast immer wichtig, aber selten Kernaufgabe. Oft kümmern sich ein bis zwei Personen im Marketing „mit“ darum, unterstützt von der IT, die primär andere Prioritäten hat. Alle wissen, dass die Corporate Website veraltet ist, aber niemand hat wirklich Zeit und Mandat, das Thema konsequent zu treiben.

Typisch ist eine seit Jahren gewachsene B2B-Website: Strukturen, Inhalte und Navigation sind historisch entstanden, jede Abteilung hat eigene Bereiche ergänzt. Das Ergebnis ist ein Flickenteppich aus Altlasten und Workarounds – unübersichtlich für Nutzende, ineffizient für Google und riskant für Security und DSGVO.

Experteneinblick: Die größte Hürde im Mittelstand ist selten das Budget, sondern die fehlende Klarheit: Was soll die Website konkret leisten, wer ist intern verantwortlich und welches Setup kann das zuverlässig umsetzen? Ohne diese Klarheit wird jede Entscheidung für oder gegen eine Agentur, einen Freelancer oder ein Inhouse-Team zum Ratespiel.

Zielbild & Anforderungen: Was Ihre neue Website wirklich leisten muss

Bevor Sie über Agentur, Freelancer oder Inhouse sprechen, braucht es ein klares Zielbild. Die entscheidende Frage lautet: Woran erkennen Sie in zwölf bis vierundzwanzig Monaten, dass der Relaunch erfolgreich war? Geht es primär um Leads, Employer Branding, Internationalisierung oder alles zusammen?

Aus diesen Zielen leiten sich Anforderungen ab: Welche Bereiche und Funktionen sind zwingend nötig (z. B. Leistungsübersicht, Blog, Karrierebereich, Integrationen zu CRM oder ATS)? Wie häufig ändern sich Inhalte, und wer pflegt sie später im CMS? Die Wahl eines modernen, einfach bedienbaren Systems wie Webflow kann Marketing-Teams in die Lage versetzen, viel selbst zu tun – und externe Kapazitäten gezielt für Strategie und Setup zu nutzen.

Hilfreich ist eine einfache Strukturierung:

Je klarer diese Punkte, desto zielgerichteter können Sie Setups vergleichen – statt auf Basis von Zufallserfahrungen zu entscheiden.

Option 1 – Website mit Agentur: Wann eine spezialisierte Relaunch-Agentur sinnvoll ist

Eine spezialisierte Website-Relaunch-Agentur ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie eine komplexere B2B-Website mit mehreren Zielgruppen, Integrationen und klarer Lead-Logik aufbauen möchten. Sie erhalten ein interdisziplinäres Team aus Strategie, UX/UI, Entwicklung, SEO und Projektmanagement – alles auf ein Ziel ausgerichtet.

Typischer Ablauf: Analyse der Ausgangslage, Definition der Ziele, Informationsarchitektur, Prototyping, Design, Umsetzung im gewählten CMS (z. B. Webflow), technisches Feintuning, Tracking-Setup und Launch. Der Vorteil: Arbeitsschritte können parallel laufen, und Sie bekommen ein durchdachtes System statt einzelner, unverbundener Bausteine.

Natürlich hat dieses Modell seinen Preis. Sie bezahlen nicht eine einzelne Person, sondern ein Team mit klaren Prozessen. Dafür sinkt das Risiko von Fehlentscheidungen, Verzögerungen und „halben Lösungen“. Für viele mittelständische B2B-Unternehmen ist eine spezialisierte Agentur deshalb kein Luxus, sondern der pragmatische Weg, ein zukunftsfähiges Fundament zu bauen.

Experteneinschätzung:Für komplexe B2B-Websites ist eine spezialisierte Relaunch-Agentur in vielen Fällen nicht teurer, sondern günstiger – weil sie teure Fehler vermeidet, schneller fertig wird und ein System aufsetzt, das mehrere Jahre trägt.“

Option 2 – Website mit Freelancer: flexibel, persönlich, aber begrenzt

Freelancer sind ideal, wenn Sie kleinere Projekte oder klar umrissene Teilaufgaben haben: etwa eine Landingpage, Designanpassungen, Frontend-Umsetzungen oder die Unterstützung eines bestehenden Teams. Sie profitieren von direkter Kommunikation, Flexibilität und meist geringeren Tagessätzen als bei Agenturen.

Die Grenzen zeigen sich, sobald es komplex wird. Ein umfassender Relaunch mit vielen Seiten, mehreren Sprachen, Integrationen und strategischer Neuausrichtung überfordert einen einzelnen Experten schnell – fachlich wie kapazitativ. Rollen wie UX, SEO, Content und Projektsteuerung fehlen oder liegen in einer Person, was das Risiko erhöht.

In der Praxis funktionieren Freelancer am besten als Ergänzung: entweder an der Seite eines internen Teams oder eingebettet in eine Agenturstruktur. Sie bringen spezialisiertes Know-how ein, ohne dass Sie ein komplettes Setup um eine einzelne Person herum bauen müssen.

Option 3 – Inhouse-Team: Digitale Kompetenz im Unternehmen aufbauen

Ein eigenes Webteam lohnt sich, wenn Ihre Website und digitale Projekte dauerhaft hohen Stellenwert haben und regelmäßig neue Seiten, Kampagnen und Produkte online gehen. Dann kann es sinnvoll sein, Kompetenzen für UX, (No-Code-)Entwicklung, Content/SEO und Projektsteuerung intern aufzubauen.

Realistisch bedeutet das aber: Sie müssen mehrere Rollen besetzen, nicht nur „eine Online-Marketing-Stelle“. Recruiting, Gehälter, Einarbeitung und Fluktuation machen ein Inhouse-Team zu einer strategischen Investition, die sich erst ab einem bestimmten Volumen und einer klaren Digitalstrategie rechnet.

Für viele Mittelständler ist deshalb ein hybrider Ansatz sinnvoller: Eine spezialisierte Agentur setzt das Fundament, und ein schlankes internes Team übernimmt später Content-Pflege und kleinere Anpassungen im CMS. So profitieren Sie von professionellem Setup und langfristiger Unabhängigkeit.

ROI-Perspektive: Ein Inhouse-Team rechnet sich meist erst dann, wenn die jährlichen Ausgaben für externe Website-Projekte dauerhaft auf dem Niveau von ein bis zwei Vollzeitstellen liegen.

Hybride Modelle: In der Praxis oft die beste Lösung

Die Realität im Mittelstand ist selten „entweder – oder“, sondern eine Mischung aus Agentur, internen Kapazitäten und punktuell eingesetzten Freelancern. Agenturen übernehmen Strategie, Konzeption und Umsetzung des Relaunches; intern werden Inhalte gepflegt und kleinere Anpassungen umgesetzt.

Ergänzend können Freelancer gezielt eingebunden werden – etwa für Illustrationen, Animationen oder komplexe Tracking-Themen. Entscheidend ist, dass es eine klare Lead-Rolle gibt, meist die Agentur oder ein interner „Owner Website“, der steuert, priorisiert und sicherstellt, dass alle am gleichen Ziel arbeiten.

So entsteht ein Setup, das Professionalität, Geschwindigkeit und Flexibilität verbindet – ohne sich vollständig von einem einzelnen Dienstleister oder Mitarbeiter abhängig zu machen.

Kosten, Zeit & ROI im Vergleich: Agentur vs. Freelancer vs. Inhouse

Bei der Kostenfrage lohnt sich der Blick über den reinen Projektpreis hinaus. Agenturen erscheinen auf den ersten Blick teurer, liefern aber meist schneller ein belastbares Ergebnis und vermeiden teure Umwege. Freelancer sind günstiger, können aber bei komplexen Anforderungen mehr Schleifen verursachen. Inhouse-Teams haben hohe Fixkosten, zahlen sich aber bei hohem, dauerhaftem Bedarf aus.

Für mittelständische B2B-Unternehmen bewegt sich ein professioneller Relaunch oft in einem fünfstelligen Bereich. Entscheidend ist, was Sie dafür bekommen: eine hübsche Seite oder ein System, das Leads, Bewerbungen und Anfragen spürbar verbessert. Schon wenige zusätzliche Kunden pro Jahr können die Investition rechtfertigen, insbesondere bei hohen Projektvolumina oder langen Laufzeiten.

Kurz: Die günstigste Lösung auf dem Papier ist selten die günstigste über fünf Jahre. Deutlich wichtiger ist, wie gut das Setup Ihr Geschäft unterstützt und wie stabil Sie in Betrieb und Weiterentwicklung sind.

Risiko-Check: Typische Fehlentscheidungen bei der Partnerwahl

Viele Fehlentscheidungen lassen sich auf wenige Muster zurückführen. Ein häufiger Fehler ist, nur auf den Preis zu schauen, ohne Scope, Qualität oder Setup zu bewerten. Das führt oft zu Nachbesserungen und einem zweiten Relaunch in kurzer Zeit.

Ein weiterer Klassiker: Technologie-Fallen, etwa ein schwer wartbares Eigenbau-System oder ein überladenes, veraltetes CMS. Ohne Blick auf Updates, Security, Performance und Bedienbarkeit entstehen verdeckte Folgekosten und Abhängigkeiten.

Schließlich wird Governance oft unterschätzt: Ohne klar verantwortliche Person und definierte Prozesse für Content, Pflege und Optimierung „verwischt“ eine neue Website schnell. Planen Sie also nicht nur den Launch, sondern auch den Betrieb – unabhängig davon, ob Agentur, Freelancer oder Inhouse beteiligt sind.

Entscheidungs-Matrix: Welches Setup passt zu Ihrer Situation?

Um zur Entscheidung zu kommen, hilft ein Blick auf vier zentrale Kriterien: Komplexität der Website, interne Ressourcen, Geschwindigkeit und Budget. Je höher die Komplexität und je geringer die interne Kapazität, desto stärker verschiebt sich die Empfehlung in Richtung spezialisierte Agentur.

Für kleinere Websites oder klar begrenzte Projekte kann ein Freelancer ausreichend sein – vor allem, wenn Sie intern Konzept und Content liefern können. Sobald mehrere Zielgruppen, Sprachversionen, Integrationen und Lead-Logik ins Spiel kommen, wird ein Ein-Personen-Setup schnell eng.

Ein Inhouse-Team ist dann sinnvoll, wenn Digitalprojekte laufend anfallen und Sie in der Lage sind, mehrere Rollen dauerhaft zu besetzen. In vielen Fällen ist eine Kombination ideal: Agentur als strategischer und technischer Partner, internes Team für laufende Inhalte und Optimierung.

So gehen Sie pragmatisch vor: Schritt-für-Schritt zu Ihrer neuen Website

Im ersten Schritt sollten Sie intern die wichtigsten Fragen klären: Welche Ziele verfolgt die neue Website, welche Funktionen sind zwingend und wer übernimmt die Verantwortung? Ein kurzes internes Workshop-Format reicht oft aus, um ein gemeinsames Bild zu erzeugen.

Darauf aufbauend können Sie gezielt Agenturen und/oder Freelancer ansprechen und ein kompaktes Briefing verschicken. Fragen Sie nicht nur nach Preis, sondern nach Vorgehen, Team, Tech-Stack (z. B. Webflow) und Referenzen im B2B-Mittelstand. So erkennen Sie schnell, wer wirklich Relaunch-Erfahrung hat – und wer nur „Websites miterledigt“.

Im Projekt selbst zahlt es sich aus, einen festen Ansprechpartner zu benennen, Feedback zu bündeln und Entscheidungen zügig zu treffen. Der Relaunch ist nicht mit dem Go-Live abgeschlossen: Planen Sie von Anfang an ein, wie Inhalte laufend aktualisiert, neue Seiten angelegt und Optimierungen umgesetzt werden.

Fazit und nächster Schritt

Die Frage „Agentur, Freelancer oder Inhouse?“ hat keine allgemeingültige Antwort – aber eine passende für Ihre Situation. Wenn Sie Ziele, Anforderungen und interne Ressourcen ehrlich betrachten, wird aus einer Bauchentscheidung eine fundierte Wahl.

Wenn Sie Ihre B2B-Website professionell erstellen oder neu aufsetzen lassen möchten, lohnt sich der Blick auf eine spezialisierte Website-Relaunch-Agentur mit Fokus auf Webflow und Mittelstand. In einem unverbindlichen Erstgespräch lässt sich schnell klären, welches Setup – Agentur, Freelancer, Inhouse oder Hybrid – zu Ihrem Unternehmen passt und wie ein realistischer Fahrplan aussehen kann.